Il budget del flusso di cassa sarà per voi particolarmente importante se avete un’attività stagionale. In certi settori, per esempio nell’abbigliamento, dove s’accumulano scorte per venderle in un periodo di punta relativamente breve, il controllo del flusso di cassa è praticamente tutto.

Preparate il budget del flusso di cassa con dettaglio mensile, per tutto l’anno che segue, o finché il flusso di cassa non diventa positivo per tre mesi consecutivi. Per il secondo e per il terzo anno in avanti vi basterà il dettaglio trimestrale. In certi casi preparerete anche un budget riepilogativo, per il triennio (da presentare a chi vi dovrebbe concedere un finanziamento a lungo termine).

I personal computer sono molto adatti alla preparazione dei budget del flusso di cassa, specie se sono equipaggiati con un buon software di presentazione grafica dei risultati. La valutazione diventa quasi immediata, sui grafici, molto più che sui tabulati; il calcolo, con un buon spreadsheet (tipo Excel), è comunque veloce; potrete insomma considerare senza troppa fatica numerose alternative.

Accertatevi di non avere omesso nessuna voce importante nel vostro budget del flusso di cassa. Può darsi inoltre che la vostra attività richieda qualche voce aggiuntiva: inseritela senz’altro. Nel budget del flusso di cassa dovete indicare tutti gli esborsi, senza eccezione: quelli per il pagamento dei fornitori, quelli per il rimborso dei prestiti, quelli per la corresponsione degli utili, e così via. Non tralasciate nulla e controllate, semmai, gli esborsi passati per accertarvi di avere tenuto conto di tutti i tipi di esborso (li avrete registrati sul libro giornale, se lo tenete, o vi risulteranno dall’estratto del conto corrente bancario).

Se avete piani d’espansione, o d’acquisto di nuovi macchinari, inserite nel budget gli esborsi corrispondenti, alle scadenze previste. Potreste anche considerare più scenari, corrispondenti per esempio alla previsione ottimistica, a quella pessimistica e a quella media: vi conviene valutare fino in fondo la situazione e le possibilità, prima di sborsare effettivamente il vostro denaro.

I budget del flusso di cassa devono riflettere quanto più possibile il modo in cui la vostra azienda si procura la sua liquidità e il modo in cui la utilizza.
È importante anche il dettaglio delle voci d’incasso e d’esborso. Per esempio potreste suddividere il budget del flusso di cassa per centro di costo, o per business unìt, specialmente se avete più d’un filone d’attività, o se lavorate in appalto e vi trovate a seguire più commesse, o a trattare più offerte contemporaneamente (il computer vi sarà utilissimo anche in questo). Sommando i diversi budget, otterrete un budget generale su cui potrete contare con un certo fondamento.

Nella preparazione del budget del flusso di cassa, ricordate i seguenti punti:

1) completate il budget voce per voce, con dettaglio mensile per il primo anno e con dettaglio trimestrale per il secondo e per il terzo anno in avanti;

2) suddividete i ricavi delle vendite in due categorie: da vendite per contanti e da vendite a credito. Dovete pensare a quando incasserete i crediti verso i clienti, stimando il ritardo del pagamento e il rischio dell’inesigibilità del credito (regolatevi sulla vostra esperienza). Siate ragionevolmente prudenti: se i clienti vi pagano solitamente entro 15 giorni dalla consegna della merce, considerate nel budget un ritardo di 30 giorni; se vi pagano solitamente entro 30 giorni, considerate prudenzialmente 45 giorni. Potete senz’altro inserire i ricavi delle vendite per contanti nel mese stesso in cui le vendite avranno luogo, secondo le vostre previsioni;

3) gli incassi da inserire nel budget, per il mese in cui avvengono effettivamente, sono quelli provenienti da qualunque fonte (per esempio da nuovi conferimenti di capitale, dal recupero di vecchi crediti, dalla vendita di attività fisse, e così via, oltrenaturalmente che dalle vendite per contanti);

4) alcuni esborsi saranno costanti, mese per mese (come si vede anche nell’esempio in appendice). Non c’è per voi nessun vantaggio nel ripetere molte serie di 12 valori uguali. Raggruppate pure queste voci (affitti, stipendi, benefits, ecc.) in una sola voce complessiva, indicandone però in nota la ripartizione, per facilitare eventuali analisi di dettaglio;

5) indicate gli esborsi, per qualunque voce, nel mese in cui prevedete che avvengano effettivamente. Se per esempio pagate il commercialista ogni trimestre, dovrete inserite queir esborso, intero, nel mese del pagamento. Se pagate un certo fornitore ogni sei mesi, in quale mese inserirete l’esborso semestrale? Se avete in programma l’acquisto d’un macchinario, quando lo pagherete? Da dove prenderete il denaro? Certe forniture (dalle aziende di servizio, dalle agenzie di pubblicità, ecc.) vengono invece pagate man mano, durante l’anno. Insomma: inserite nei diversi mesi gli esborsi che prevedete di effettuare, a qualunque titolo, e solo quelli;

6) dopo aver completato l’inserimento dei dati nel budget del flusso di cassa del primo anno, calcolate i totali degli incassi e degli esborsi, e il flusso di cassa netto: se questo è positivo dovete aspettarvi d’incassare più di quanto sborserete; se invece è negativo dovete aspettarvi l’opposto (e domandarvi a quali fonti di finanziamento ricorrerete);

7) procedete come sopra anche per i budget del flusso di cassa per il secondo e per il terzo anno in avanti, cercando d’indicare gli incassi e gli esborsi che considerate più realistici, al momento;

8) calcolate il budget del flusso di cassa triennale dal budget del primo anno e da quello del secondo e del terzo anno in avanti.

Qui si conclude la nostra breve discussione sul flusso di cassa. Ovviamente, come per tutte le cose, una volta lette e comprese dobbiamo decidere se e quando implementarle.

Non ditevi di non avere tempo per gli aspetti strategici della vostra impresa. Sarebbe come dire che non avete idea di dove vi troviate con la vostra auto, ma non avete il tempo di fermarvi a guardare la mappa stradale.

Se ritenete che il controllo sulla finanza sia importante per la vostra impresa, non aspettate di essere nei guai per riorganizzarla.