Sono in commercio tanti software per il controllo di gestione, alcuni moduli sono forniti in bundle con i software di contabilità generale. Certo non è la “quantità” di informazioni in azienda a mancare, semmai il contrario. Il vero problema è semmai l’individuazione dei dati utili e la loro rappresentazione sintetica. 

I prospetti di preventivo (budget) annuale e i rapporti (report) mensili vanno redatti su una sola pagina, e devono contenere tutti i dati e indici economici e finanziari utili per il controllo della gestione dell’intera azienda, del settore, del reparto e così via.

Un rapporto così semplificato consente di familiarizzare con quello che gradualmente nell’azienda diventerà il documento di riferimento “ufficiale” dell’azienda su cui basare le decisioni.
In più un documento semplificato comporterà tempi e quindi costi di realizzazione trascurabili. 


La realizzazione del preventivo annuale, se si esclude la preparazione nei vari settori aziendali, non comporta che un impegno di poche decine di minuti, il report mensile una trentina e, sempre attenendosi al principio di semplificazione delle procedure, non comporterà, in un anno, più di 10 ore di lavoro.


I rapporti, oltre che essenziali, devono essere anche decodificabili da chi non abbia una specifica preparazione amministrativa. Questo è un altro ostacolo da superare. 

Devono essere inoltre integrati da dati extra-contabili (pezzi, chilometri e ore guida, tonnellate e metri quadri, presenze, quantità ordinate dai clienti, quantità prodotte, ecc.) e da alcuni indici, quali il costo medio del personale (mensile, orario, costi per ora di produzione, ricavi per ora di produzione, ecc.).
Per renderli efficaci i rapporti occorre inoltre poterli comparare nel tempo per verificare il trend degli ultimi anni o mesi, in modo da poter verificare, ad esempio, cosa si sia venduto nello stesso mese dell’anno scorso e di quello precedente.


Ripeto, lo sforzo più grosso dovrà essere non finalizzato a fornire il maggior numero di informazioni possibile, ma la loro intellegibilità, focalizzando sempre l’attenzione sullo scopo del controllo di gestione che è quello di fornire rapide informazioni sulla base delle quali orientare l’azione dell’azienda.


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