Iniziamo ora a preparare il budget del conto economico.

Le proiezioni sono come mappe tracciate alla buona: in mancanza di meglio, cioè di certezze matematiche sul futuro, aiutano a non perdere l’orientamento.

I budget del conto economico si basano sulle previsioni di vendita e di costo. Indicano i ricavi e i costi che preventivate per gli anni futuri e l’utile che contate di conseguirne. Nel budget del conto economico si tiene conto di tutti i costi, anche di quelli che non si traducono immediatamente in esborsi, come gli ammortamenti. L’indebitamento compare solo nella misura degli interessi passivi. I budget del flusso di cassa, invece, indicano gli incassi e gli esborsi previsti: in essi i debiti compaiono nella misura degli interessi e delle rate di restituzione.

Per la maggior parte delle aziende (e delle banche) sono sufficienti i budget del conto economico per i tre anni seguenti. In certi casi, come quando si chiede un prestito di lungo termine, occorre estendere i budget oltre il triennio seguente. L’attendibilità e l’utilità di qualunque budget diminuiscono però fortemente con l’allontanarsi del periodo a cui esso si riferisce.

Non v’occorre la sfera di cristallo per preparare i vostri budget. Certo, non saranno esatti al 100%, anche se miglioreranno con la pratica che man mano accumulerete. I budget servono anche se sono incerti. Fra l’altro, essi sono molto utili nella valutazione dei risultati effettivi, rispetto agli obiettivi di breve termine. Sono come mappe tracciate alla buona: in mancanza di meglio, aiutano a non perdere l’orientamento.
Se i vostri budget sono sbagliati di molto, correggeteli. Potreste, per esempio, procedere all’aggiornamento quando i costi dell’ultimo trimestre, o i ricavi, si scostano per più del 20% dal preventivo. Il livello di questa soglia di scostamento dipenderà comunque dalla situazione e dal vostro personale giudizio. Non vi converrà, però, scendere al di sotto dell’aggiornamento trimestrale, perché verreste disorientati dalleoscillazioni di brevissimo termine. Certamente, se v’accorgeste d’avere omesso una voce importante, o se scopriste una nuova fonte di grossi ricavi, vi converrebbe procedere senz’altro ad un aggiornamento straordinario dei vostri budget, senza aspettare la scadenza trimestrale.

Si ricorre ai budget perché si ammette, in generale, che i costi e i ricavi avranno, in futuro, un andamento simile a quello che hanno avuto in passato. Per esempio, se il margine lordo della vostra azienda è da diversi anni il 30% circa dei ricavi, allora potete assumere con buona sicurezza (salvo prova contraria) che quel margine resterà tale anche nell’immediato futuro.

Se la vostra azienda è nuova, consultate le statistiche del settore in cui v’accingete ad operare e, possibilmente, anche i bilanci delle aziende che hanno svolto attività similari. Vi serviranno, per comodità di valutazione, soprattutto i dati espressi in percentuale dei ricavi, anziché in valore assoluto. Rivolgetevi al commercialista, o alla banca, perché vi indichino altre fonti d’informazione.

Dovrete essere sistematici e precisi, nel preparare il budget del conto economico.
Non dimenticate: i costi che vi faranno restare a secco saranno quasi sempre quelli che avrete trascurato, o mal valutato, e per i quali non avrete quindi preso adeguati provvedimenti, con buon anticipo.

Alcuni costi non sono prevedibili, perciò il meglio che possiate fare è applicare sempre un sano criterio di prudenza nelle vostre stime. «Prudenza» significa, qui, tendere a sovrastimare i costi e a sottostimare i ricavi futuri.
Eccedere nel senso della prudenza è molto meglio che eccedere nel senso opposto. Se però fate stime esageratamente prudenziali, correte il rischio di trovarvi con un capitale circolante insufficiente a sostenere l’espansione dell’azienda. Cercate quindi d’essere realistici, con una certa prudenza.

Il bilancio (o «conto economico») e il suo budget devono seguire uno schema fisso, per facilitare il confronto. Essi devono indicare la data di preparazione e il periodo di riferimento. I punti speciali vanno chiariti in nota (per esempio gli utili straordinari, le spese legali, le modifiche dei criteri d’ammortamento, e così via). Le condizioni e le ipotesi vanno indicate anch’esse in nota, per ricordare come sono stati effettuati i calcoli e per facilitare il raffronto con il consuntivo (che vi dovrebbe consentire, fra l’altro, di migliorare la vostra tecnica e la vostra sensibilità finanziaria).

Ogni mese, mettete a confronto il consuntivo dei costi e dei ricavi con il budget da voi preparato, per individuare subito gli scostamenti significativi e per intervenire tempestivamente, prima che i problemi vi sfuggano di mano, o che le opportunità svaniscano.
Ricordate: lo scopo del conto economico e del suo budget è quello di fornire il massimo di informazioni utili alla valutazione della situazione e delle prospettive della vostra azienda, nel modo più chiaro possibile (specie per chi deve decidere se finanziarvi o no, con un prestito o con un apporto di capitale).

Per preparare il budget del conto economico, utilizzerete i dati di previsione. Vi sarà comodo un foglio a 13 colonne, con dettaglio mensile per il primo anno, con dettaglio trimestrale per il secondo e il terzo anno in avanti e con dettaglio annuale per il triennio completo.
I budget del conto economico devono essere quanto più possibile aderenti all’attività della vostra azienda. Essi concorrono alla sua descrizione sintetica (come vi concorrono i budget del flusso di cassa che vedremo successivamente e che dovrebbero «presentarsi» come si presenta la vostra azienda.

A questo scopo:
1) prendete i costi e i ricavi previsti per il primo anno e distribuiteli mensilmente.

Incominciate a distribuire i ricavi di vendita. Molte aziende hanno un andamento delle vendite che è tipico del loro settore d’attività. Per esempio, nel settore alberghiero la stagione turistica al sud si sviluppa secondo tempi diversi da quella al nord, o nelle isole, o nelle città d’arte. In certi settori le vendite si concentrano per il 75% nell’ultimo trimestre dell’anno, mentre in altri sono più o meno costanti nell’intero anno. Siete voi a conoscere la stagionalità del vostro mercato e sta a voi rifletterla nei vostri budget (e nei vostri consuntivi). Quando vendete di più? Quali sono i mesi di punta? Quali, invece, i mesi fiacchi?

Certi costi sono distribuiti uniformemente nell’anno (per esempio quelli delle forniture di molti servizi, degli affitti, delle consulenze legali, e così via). Considerate pure il costo annuo e dividetelo per 12, per ottenere il costo mensile;

Certi costi sono marcatamente stagionali. Per esempio quelli del personale avventizio, nei periodi di punta. Vi converrà distribuirli nel budget secondo la situazione effettiva;

Certi costi iniziano, o terminano, in un momento ben preciso (l’acquisto d’una nuova macchina, l’estinzione d’un debito, ecc.) e la loro indicazione nel budget ne dovrà tener conto;

Alcuni costi dipendono dal volume delle vendite. Per distribuirli nel budget, dovete prima distribuire i ricavi da vendita. Il costo delle merci vendute,per esempio, è da trattare in questo modo. Anche il costo di riscossione dei crediti lo è. Verificatesotto questo aspetto tutti i vostri costi variabili;
2) dopo aver inserito i dati mensili, calcolate le voci rimanenti (margine lordo, utile operativo, costi operativi, altri costi, costi totali, utile), mese per mese. Calcolate infine i totali annuali.

3) prendete i costi e i ricavi previsti per il secondo e per il terzo anno e distribuiteli trimestralmente; valgono considerazioni analoghe a quelle già fatte per i costi mensili (i costi uniformi possono essere assegnati in misura uguale ai diversi trimestri, dividendo per 4 il costo annuale; i costi non uniformi vanno invece assegnati ai trimestri di competenza, nella misura effettiva);

4) compilate lo schema con i totali annuali per il primo anno e quelli per il secondo e per il terzo anno.
Questi calcoli sono molto adatti ad essere eseguiti con il personal computer, utilizzando uno dei molti spreadsheet disponibili sul mercato. Verificate comunque con un esperto la vostra impostazione, perché è sempre possibile commettere un errore che potrebbe farvi valutare in maniera non corretta le alternative da voi considerate.