A volte abbiamo la sensazione che vi sia mancanza di direzione nel nostro lavoro. Potremmo aver stabilito delle priorità in modo impreciso. In questo caso dobbiamo definire in modo chiaro obiettivi e compiti.

Lo stress e la fatica non sono causate dalle cose che abbiamo fatto ma dal pensiero di tutte quelle che non abbiamo fatto. L’ansia e lo stress nascono da compiti su cui non abbiamo il controllo o che sentiamo di non poter trattare con sicurezza. Obiettivi realistici di lavoro quotidiano contribuiranno a risolvere i problemi legati ad un lavoro incompiuto. Prima di andare a casa abituiamoci a finire almeno il compito del giorno. Ciò ci darà la sensazione di avere svolto e portato a termine qualcosa permettendoci di arrivare a casa senza essere stanchi.

Regolarmente controlliamo se possiamo eliminare certe attività.

Facciamo una cosa alla volta. Appena ci vengono le idee, scriviamole, non realizziamole immediatamente come se fossero più importanti dell’interruzione del lavoro che stiamo svolgendo. Appuntiamoci di telefonare a…, non telefoniamogli subito, se non è urgente, solo per scaricare la nostra testa dal pensiero di telefonargli. Scarichiamo i nostri pensieri e le nostre idee su carta, e realizziamole a tempo debito.

Non c’è niente di così urgente che non consenta di mettere in moto un processo decisionale. Ma quando l’obiettivo è chiaro ed i mezzi ovvi, facciamo qualcosa al riguardo ORA. Tutte le persone efficienti hanno in comune almeno una cosa: la capacità di ridurre le distanze tra pensiero ed azione. Non rimandare gli affari sgradevoli ma importanti. Bloccheranno il tuo cervello, riducendo la tua creatività e la capacità di lavoro. Raramente questi compiti diventano più gradevoli rimandandoli. Dovrai farla prima o poi, e forse troverai condizioni peggiori per farla. E nel frattempo ti sarai stressato!

Fai uno schema dei prossimi compiti. Se possibile, quando cominci un lavoro, finiscilo. Se lo spezzetti troppo, perderà la sua coerenza, non avrai supervisione e sprecherai tempo ogni volta che dovrai ricominciare a concentrarti di nuovo.

Evita di portare a casa il lavoro se non sei sicuro di lavorarci.

Stabilisci una routine quotidiana fissa. Programma tempi specifici per le questioni di routine tipo riunioni, esame della corrispondenza, giornali, ecc.

Fai i lavori che richiedono un’attività cerebrale quando sei nella forma migliore. Occupati delle faccende minori quando il tuo cervello non è in grado di occuparsi d’altro.

Impara a dire NO alle questioni che non sono importanti, o rinviale a momenti successivi, dopo aver svolto i lavori più importanti.

Fai in modo che i tuoi intervalli avvengano quando non puoi lavorare efficacemente, e non quando stai lavorando efficacemente e con concentrazione su qualcosa.

Analizza le tue interruzioni. Fai qualcosa per evitarle o diminuirne l’effetto.

Decidi quali questioni possono essere delegate o svolte per telefono e quali no.

Riserva un certo ammontare di tempo per la pianificazione, la creatività, e la formazione. Fa tutto il possibile per assicurarti un certo lasso di tempo in cui non essere disturbato. Fa sapere agli altri in quale momento della giornata non vuoi essere disturbato. Senz’altro essi comprenderanno. Fai anche sapere esattamente quando possono riprendere i contatti con te. E dovrai essere sul posto in quel momento. Se sei costretto ad usare questo tempo in modo diverso, cerca di compensare la prossima settimana. Consideralo come un appuntamento con te stesso per fare il punto della situazione, liberare la tua creatività nel lavoro, fare programmi, osservare l’andamento delle attività.

Fa le cose ABBASTANZA BENE ma non TROPPO BENE. Evita perfezionismi eccessivi. Avrai così più tempo per le cose importanti.

Riserva grossi blocchi di tempo ininterotto per le cose importanti e periodi più brevi per le cose di minore importanza.

Esercita un po’ di autodisciplina. Visto che spesso non si può influenzare e controllare gli altri, cerca di controllare almeno te stesso. Usa le aree chiave. Usa il tuo tempo e le tue energie per quel 20% che produce l’80% dei risultati (Principio di Pareto).

Imponiti di mettere delle scadenze a tutti i lavori e progetti. Fissa scadenze per tutti i compiti. Rispettiamole. Una cosa richiede il tempo che le abbiamo riservato.