Abbiamo visto precedentemente quanto sia importante anticipare una crisi finanziaria con al corretta conoscenza del proprio processo di creazione del valore e dei margini, quindi degli utili, comprendendo auqlai prodotti o servizi generano maggiori utili (e sono quindi da “spingere”) e quali ci fanno guadagnare meno o addirittura generino una perdita.
Un sistema di controllo dei costi e di determinazione dei margini è il metodo Activity Based Costing.

Il metodo ABC può implementarsi in azienda seguenti 5 differenti “fasi”.

1. Mappare il processo in tutte le sue attività (e processi) relazionate a flussi produttivi univoci
2. Raccogliere i dati relativi ai costi per ogni singola attività (diretti e, spesso, variabili) e generali (indiretti)
3. Ricondurre i costi alle rispettive attività (input attività e costi => per generare il suo prodotto o servizio).
   Lo scopo non è ancora il calcolo aritmetico dei costi, quanto piuttosto individuare con esattezza da dove questi provengano.
4. Calcolare l’Output: calcolo del reale ammontare dei costi per unità produttiva
5. Analisi dei costi: individuate le attività che non abbiano valore aggiunto, non necessarie e secondarie, non sarà difficile comprendere dove tagliare i costi e dove investire per aumentare in reale efficienza, senza correre il rischio di tagliare risorse importanti.

1. Analisi di Attività:

L’azienda deve anzitutto comprendere esattamente quali attività svolge, intendendo con attività non tanto cosa produce, quanto le differenti cose necessarie per far sì che un dato prodotto o servizio prenda forma e sia vendibile sul mercato.

In quest’ottica l’operato dell’azienda è diviso in attività che interagiscono tra loro ed è determinante ai fini della ABC scoprire quali attività costino quanto, più che quali centri produttivi generino un dato costo.

Per ottenere questo, si effettua un’intervista al personale coinvolto nell’ambito dei vari centri di costo e/o delle proprie unità organizzative e funzionali (il metodo di analisi è simile a quello finalizzato alla certificazione ISO 9000).
Verranno analizzate le varie attività operative, qualitative e quantitative: quali siano le mansioni, e chi le svolga, a che livello di professionalità e specializzazione si opera, che range di azione si abbia, quanto siano estesi gli ambiti operativi.
Contestualmente si analizzano anche i c.d. cost driver relativi, ovvero quante risorse economiche siano coinvolte.

Si va quindi a dividere tra attività aziendali a valore aggiunto e “senza valore aggiunto”, attività aziendali primarie e secondarie, e infine tra attività aziendali necessarie e discrezionali.

Uno degli scopi primari dell’ABC è individuare quali attività senza valore aggiunto siano davvero necessarie e quali siano non necessarie, per eventualmente eliminarle a favore di attività a maggior valore aggiunto. Lo stesso vale per le attività necessarie e quelle discrezionali: è importante che le prime vengano svolte sempre, mentre le seconde solo se e quando effettivamente necessarie a giudizio del management.

2. Raccolta dati relativi ai costi
Successivamente si esegue un’accurata analisi, tramite dati reali o tramite formule di assegnazione, dei costi necessari alla ditta per esistere e produrre: stipendi, automezzi, macchinari di vario tipo, arredo per uffici, investimenti in sviluppo e formazione, e quant’altro.

3. Riconduzione dei costi alle rispettive attività. Questa fase somma l’input di attività e l’input di costi, per ottenere l’input totale, cioè tutto quanto la vostra azienda “mette in gioco” per generare il suo prodotto o servizio. Lo scopo non è ancora il calcolo matematico dei costi, quanto piuttosto individuare con esattezza da dove questi provengano.

Ne deriva che un output consuma attività per esistere. Le attività hanno a loro volta consumato costi e parimenti risorse (di tempo e di personale).

I costi totali di un’attività sono dati dalla percentuale di tempo utilizzato da una unità di produzione (reparto, unità locale, divisione, unità di business, …) per ognuna delle sue attività moltiplicata per i costi totali in entrata per quella unità produttiva.

4. Calcolo dell’Output

Questa fase si occupa di calcolare il reale ammontare dei costi per unità produttiva. È probabile che le vostre singole unità produttive abbiano più di un output, cioè che una attività serva a produrre più prodotti, tuttavia si ricerca quale sia l’output principale, tra tutti. È necessario, arrivati a questo punto dell’analisi, che si possa misurare e calcolare il volume dell’output aziendale, cioè che si possa valutare tangibilmente in una scala di misura il servizio o prodotto che la ditta fa e andrà a vendere.

Il costo della unità produttiva, infatti, è dato dal costo input totale diviso il volume di output della attività produttiva principale. Ciò permette di stabilire quanto effettivamente consumino (denaro, tempo, personale, ecc) le differenti attività.

Il totale di consumo di ciascuna attività è aumentato dal costo dell’unità produttiva che se ne occupa e va ad aggiungersi come costo complessivo di attività aziendale.

5. Analisi dei costi. Avendo in mano i dati necessari si possono identificare le risorse umane giuste per migliorare la situazione, siano esse già presenti in ditta o siano risorse esterne, da assumere o di cui avere la consulenza.
Parimenti importante si arriva a identificare la percentuale di attività che consumano la maggior parte dei costi: avendo individuato quali attività non siano a valore aggiunto, non necessarie e secondarie, non sarà difficile comprendere dove tagliare i costi e dove investire per aumentare in reale efficienza, senza correre il rischio di tagliare risorse importanti.

È in questa fase che sarà anche possibile distinguere i costi in fissi e variabili e poter, quindi, applicare tutte le analisi per margini illustrate nella prima parte di questa chiacchierata.

Non verrà necessariamente modificato il piano dei conti della contabilità generale, ma potranno essere create opportune cartelle di raccordo tra gli attuali piani dei conti e un piano dei conti finalizzato alle esigenze del Controllo di Gestione.

(Continua…)