In post precedenti si è avuto modo di dire che porsi degli obiettivi senza prendere in considerazione le risorse (lavoro umano e costi), i tempi e la misurabilità dei risultati attesi, equivale a non porsi obiettivi, ma semplici enunciazioni di cose da farsi. Prima o poi. Quindi, potenzialmente, sempre domani. Quindi, potenzialmente, mai :-).

Da qui la necessità di prevedere la implementazione dei propri piani, e le tecniche di “project management” servono proprio (e non solo) a questo. Vediamo come funzionano.

Le tecniche di project management possono applicarsi a qualunque progetto, non solo a piani rivoluzionari o di straordinaria complessità o a business plan ambiziosissimi, ma anche a una semplice strategia di presa di contatto con un cliente, o all’apertura di un nuovo ufficio o all’organizzazione della propria settimana lavorativa.

Il punto di partenza è quello di scomporre ogni progetto in azioni più piccole, e queste ultime in azioni ancora più piccole, fino ad arrivare ad una serie di micro azioni semplici e di facile gestione, realizzabili in termini di poche ore per ogni singola microazione.

Dopodiché è necessario assegnare le priorità alle singole microazioni, numerandole, ad esempio, con 1 per l’azione più importante e con 5 la meno importante (per quanto utile, altrimenti non farebbe parte delle azioni del progetto, vero? :-).

A questo punto si passa alla determinazione delle interdipendenze temporali delle singole azioni, cioè determinare quali azioni devono essere predecessori delle altre ponendole in sequenza cronologica.
Graficamente tutto questo viene raffigurato in un diagramma di Gantt, grafico spesso richiesto in fase di progettazione con enti pubblici e con l’UE.

Infine si attribuisce ad ogni singola azione una risorsa, intendendo per tale la persona che si farà carico di portare a termine quell’azione entro una determinata data, sapendo che dal compimento entro la data stabilità del proprio “task”, dipendono i task altrui.

Un ottimo software che aiuta nella gestione dei progetti è Microsoft Project ma esistono altri software commerciali analoghi (Jcvganttpro, ad esempio). Esistono anche diversi software open source e noi, come sempre, tendiamo a preferire queste versioni. Quella che il nostro studio usa è GanttProject.

Applicando semplici tecniche di project management possiamo svolgere meglio progetti paralleli senza perdere la visione d’insieme delle cose, possiamo più facilmente collaborare con gli altri, assegnare ai nostri collaboratori (e/o a noi stessi) dei compiti non complicati e di facile realizzazione perché scomposti in semplici microazioni, regalandoci quella piacevole sensazione di “completamento” delle cose portate a termine, senza lasciare “in background” l’idea di aver ancora così tanto da fare e non aver ancora concluso nulla, eliminando il pericolo, sempre in agguato, di rinviare quelle azioni che riteniamo insormontabilmente pesanti e faticose. La tendenza di molti alla procrastinazione (rinviare telefonate “difficili”, rinviare l’aggiornamento di contabilità in arretrato, iniziare la giornata con la lettura del giornale o dei nostri siti preferiti), è un segnale che stiamo cercando di evitare qualcosa.
Parleremo più diffusamente in un altro post della relazione tra tendenza alla procrastinazione e tendenza al disordine finanziario, perché sono strettamente interconnessi.