La pianificazione e il controllo delle proprie finanze possono essere enormemente aiutati attraverso l’uso di alcuni strumenti informatici.
E’ vero che se siete avvezzi ad excel, potreste provare a impostare un file personalizzandolo. Però la natura di excel è, soprattutto, quella di analizzare dati. E allora, volendo metter su un sistema di contabilità, per quanto semplice, potrebbe essere meglio creare un database con access o programma analogo.
Ma per quanto bravi possiate essere, non so se sia il caso di reinventare la ruota, considerato che esistono già tanti software e sistemi di contabilità on-line, a prezzi in effetti molto bassi o addirittura gratuiti. Anzi l’offerta è davvero tanto ampia da confondere, soprattutto se siete in grado di lavorare su software in lingua inglese.
Il parametro per orientare la vostra scelta non dovrebbe essere quello della gratuità. Piuttosto, un buon software finanziario, per essere davvero d’aiuto, dovrà avere alcune precise caratteristiche.
Innanzitutto, la semplice installazione del software adatto è solo il primo passo. Il vero sforzo che dovremo mettere in conto sarà quello di essere costanti nell’aggiornamento dei dati, perché il massimo di utilità la trarremo dall’uso costante. Quindi il software dovrà essere poco macchinoso, veloce e piacevole da usare. Non lasciatevi attrarre da mille possibilità di elaborazione e di analisi. La cosa più importante sarà quella di prevedere e monitorare costantemente i vostri flussi finanziari. E questo è tutto. Già il fatto stesso di avere la sensazione di avere sotto controllo il saldo delle vostre finanze vi porterà grandi vantagi nella vostra gestione finanziaria. Ad esempio, un software relativamente sofisticato come Microsoft Money, per quanto da anni abbandonato nella versione italiana, vi consente di aggiornare la vostra contabilità automaticamente scaricando un file in formato opportuno dalla vostra banca. Questa caratteristica potrà sembrare comoda, ma, in realtà, non vi permetterà di rendervi conto dell’importanza della singola spesa come quando caricate manualmente il dato. E vi dà tante di quelle possibilità d’intervento e personalizzazione che la gran parte degli utenti finiscono con il non trarre alcun vantaggio nel suo utilizzo, perché finiscono col perdere il nocciolo delle questioni più importanti.
Quindi il software dovrà essere semplice, piacevole e intuitivo da usare e senza eccessivi, quanto inutili, fronzoli.
In tempi di web 2.0, possiamo chiedere ad un software un’altra caratteristica importante, e cioè che il software sia online, permettendoci il controllo della nostra situazione finanziaria collegandoci da una qualunque postazione collegata alla rete. E sono molti i software online oggi offerti, anche gratuiti, anche se i più interessanti sono in lingua inglese.
I software online risiedono sul server remoto di chi gestisce il servizio e non vanno installati sul proprio PC, liberandoci anche dall’effettuare aggiornamenti che saranno effettuati dal gestore del servizio. Per utilizzarli sarà sufficiente un browser come Firefox o Internet Explorer.
Alcuni software online permettono di memorizzare i dati sul PC dell’utilizzatore, ma la maggior parte gestisce i dati dell’utilizzatore su propri server sicuri.
Noi prenderemo in considerazione i 3 servizi on-line che ritengo migliori, cioè ClearCheckBook, Mint e MySpendingPlan.
Comunque esistono anche altri software, gratuiti o a pagamento cui può essere opportuno che diate voi stessi un’occhiata. Tra questi:
– Moneydance
– Billster
– MVelopes
– Moneytrackin’
– Wesabe
– Expensr
Le mie preferenze attualmente vanno a ClearCheckBook. Ne parleremo più in dettaglio successivamente.
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Paolo Battaglia - author
Paolo Battaglia, è laureato in Economia e Commercio presso l’Università di Messina, con Master in Business Administration presso la Central Connecticut State University, ICAEW Sustainability Certificate, IIEEL Certified ESG Professional (CESG Pro-Associate Level), Dottore Commercialista, Revisore Legale e ICAEW Chartered Accountant (Institute of Chartered Accountants in England and Wales), membro della ICAEW Financial Reporting Faculty e della ICAEW Corporate Finance Faculty, con 25 anni di esperienza in Italia e all’estero nel guidare la crescita organizzativa, finanziaria e i processi aziendali delle PMI.
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